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#1 20/08/2007 11:35:20

de Saint Aignan
Pair du Royaume
Blason de la Maison de Saint Aignan

Prochaine AG

Bonjour,

Une nouvelle assemblée générale aura sans doute lieu bientôt. A mon humble avis, nous ne lui donnons pas les chances de remplir véritablement son rôle : un rendez-vous qui sert de bilan d'activité et pose les grandes orientations à venir. Je souhaiterais que, sans forcément prendre la grosse tête, l'on "professionnalise" un peu cet exercice des plus intéressants.

Je voudrais profiter du temps qu'il reste avant pour faire quelques propositions d'améliorations quand à son déroulement. Cette démarche publique vise à provoquer le débat et à faire remonter les idées de tous.



Rythme des AG : pas terrib'. Je sais que nous sommes tous très pris par la vraie vie mais trouver une soirée pour causer reste à mon avis dans le domaine du faisable.
Proposition n°1 : désigner un membre du bureau (ils sont 5) qui aura la charge de trouver une date longtemps à l'avance (imposée ? sondage ?) et de publier les bans.

Lieu des AG : le chat me paraît la bonne solution tant que le nombre de participants réel n'est pas trop important (au delà de 15 ou 20 personnes, je pense qu'il faudrait songer à une autre option).
Proposition n°2 : Réfléchir à une solution de (voire organiser une) AG en deux temps :  questionnaire précis sur chaque question pour vote préalable par mail, ce qui dégage du temps pour les questions diverses le jour du chat.

Contenu des AG :
Proposition  n°3 : je suggère qu'un ordre du jour soit annoncé longtemps à l'avance en deux étapes :
-    Temps 1 : les sujets que le roy/président souhaite évoquer sont portés à la connaissance de tous
-    Temps 2: au vu de la première liste, laisser les Pairs faire leurs propositions complémentaires de sujets à aborder/trancher.
-    Temps 3 : diffusion de l'ordre du jour complet 30 jours à l'avance (ce qui n'exclue pas d'aborder des points de dernière minute en AG mais devrait en limiter le nombre.

Proposition n°4 : Un récapitulé officiel de l'activité de l'association dans le cadre de l'année écoulée me paraît être l'axe le plus intéressant à discuter. On pourrait y voir évoquées également les perspectives et chantiers de l'année à venir.
Je vois tout ça en 20 ou 30 lignes environ (pas besoin d'en faire des tonnes).

Proposition n°5 : La liste intégrale des membres de l'association et la liste de ceux qui sont à jour de leur cotisation (à ce sujet, je dois être en retard). 
En profiter pour rappeler si la cotisation est due sur année civile (1er janvier) ou glissante par rapport au jour de l'inscription.
Mettre en place un dispositif de relance amicale pour les distraits de mon espèce.

Proposition n°6 : le budget de l'assoc. Je suis ravi de noter qu'il est excédentaire. Mais je souhaiterais avoir des chiffres exacts. Bref, un "vrai" budget avec toutes les recettes de l'année et les dépenses de l'année.

Ces deux derniers éléments sont importants et je vais l'illustrer. Au cas d'espèce, nous avons augmenté les cotisations l'année dernière (de 10 à 12 euros). Mais si l'on devait constater que ces cotisations ne sont pas encaissées (absence de relance) tout en gardant un budget suffisant pour faire fonctionner GP, nous pourrions aboutir à la conclusion que l'on peut baisser les cotisations.

Voilà ce qui me vient à l'esprit. Je ne doute pas que d'autres auront des avis très intéressants sur ces questions.



Athys
Qui prépare sa rentrée


Immoderati fugere

Hors ligne

#2 21/08/2007 23:31:02

Kalan de Vitall
Sa Majesté le Roy
Blason de la Maison Kalan de Vitall

Re : Prochaine AG

C'est en cours d'orga depuis ce soir.
Vous aurez de mes nouvelles d'ici la fin du mois. Promis

A tous ceux qui m'ont envoyé des adhésions que je n'ai pas traité encore, ca vient aussi :-).

La liste des membres à jour demain...

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#3 21/08/2007 22:57:53

Abileor
Ecuyer
Blason de la Maison Abileor

Re : Prochaine AG

"Disons que cette année n'ayant pas vu son AG, je suis un peu mal. Je me vois mal réclamer les cotiz' :-)."

Je ne vois pas pourquoi !!!

Le non paiement de la  cotiz n'a rien à voir avec la réalisation ou non de  l'AG... mais simplement au fait que certains Seigneurs (Paire du Royaume au rabais... ) ont omis de verser leur soulte... aidé en cela par la pagaille administrative du Roi...

Par contre le paiement de la Cotiz et l'adhésion à l'Asso... doit être reconnue par le droit de vote à l'éventuelle AG et à la participation à ses débats - Débats dont la ligne directrice doit être donnée par toi mon bon Roi...

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#4 20/08/2007 12:06:42

Kalan de Vitall
Sa Majesté le Roy
Blason de la Maison Kalan de Vitall

Re : Prochaine AG

Bonjour,

merci Athys de remettre ca sur le tapis.
Je pense en effet qu'il faut mieux faire tourner l'association. On n'a pas eu d'AG cette année et :
1/ c'est anormal
2/ c'est mauvais pour l'esprit communautaire

Proposition 1 : en effet. Jusqu'à présent c'était moi qui l'organisait; mais je pense que le secrétaire devrait prendre ca en charge. Demander aux membres du bureau les thèmes qu'ils voudraient voir abordés, en discuter et planifier l'AG.

Proposition 2 : J'ai exactement la même analyse. Je pensais demander un changement des status pour préciser :
   - Un délai minimum obligatoire pour que les candidats aux postes à pourvoir se présentent
   - La mise en place des votes sur une période de 1 ou 2 semaines AVANT l'AG (vote électronique). L'AG se contente alors de dépouiller et on peut passer aux choses sérieuses

Proposition 3 : à l'initiative du secrétaire. Ouvrir l'accès au secrétaire à la fonction d'envoi de mail aux membres de l'asso

Proposition 4 : A priori c'est le sujet essentiel des AG. Penses-tu à diffuser un document AVANT AG ou s'assurer un CR est bien effectué et diffusée ?

Proposition 5 : Ok. La cotisation de cette année 2007 n'a pas été relancée. Mais vu qu'il n'y a pas eu d'AG, doit-on la réclamer ?

Proposition 6 : Un niveau budget, tout dépend de ce que l'on veut faire. J'avais, en un temps, organisé une IRL dans une salle. Réunion des joueurs autour de jeux, de sandwich et de bière :-). C'est ce type de truc que j'aimerais voir exister. D'un autre coté, il faut prévoir un moyen de financer l'éventuel nécessité d'avoir un serveur dédié pour la future version de G&P : le coût sera bien plus élevé.


Bref, il FAUT qu'on organise l'AG, qu'on modifie les statuts et que l'organisation mise en place se mette en branle (c'est à dire que chacun joue effectivement son rôle, moi y compris). J'ai parfois l'impression de ne pas laisser assez de place aux autres et que tout le monde "attend l'initiative royale" :-). Ca ne doit plus être le cas. Il faut certes se concerter; mais au niveau de l'asso, je ne suis pas "tout puissant" et surtout, je ne peux pas tout prendre en charge.

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#5 21/08/2007 20:27:35

Abileor
Ecuyer
Blason de la Maison Abileor

Re : Prochaine AG

Bonne chose tout cela mais faudrait dépoussierer les statuts


"ARTICLE VII – Radiations :
La qualité de membre se perd par :
a. la démission  (GROS LACHE)
b. le décès ; (HEUREUSEMENT HORMIS DES VIRTUELS J'ESPERE QU'ON EN AURA JAMAIS)
c. la radiation prononcée par le conseil d’administration pour non paiement de la cotisation ou pour motif grave, l’intéressé ayant été invité par lettre recom-mandée à se présenter devant le bureau pour fournir des explications."

A la vue de tout ceux qui n'ont pas payé.... notre trésor rique de fondre comme neige au soleil... avec l'envoi des lettres avec AR... plus le voyage à Lille pour s'expliquer...

Il me semblait également que seul les membres a jour de cotisation pouvait voter... alors les retardataires... faut songer à payer...

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#6 21/08/2007 20:34:33

Kalan de Vitall
Sa Majesté le Roy
Blason de la Maison Kalan de Vitall

Re : Prochaine AG

Disons que cette année n'ayant pas vu son AG, je suis un peu mal. Je me vois mal réclamer les cotiz' :-).

Mais je vais (re)prendre au plus vite contact avec les membres du bureau pour remettre l'ASGP en selle.

Une AG devrait avoir lieu fin septembre. D'ici là, vous recevrez l'ordre du jour et le projet de modification des statuts.

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#7 04/09/2007 20:50:40

TenRolf
Ecuyer
Blason de la Maison TenRolf

Re : Prochaine AG

Chers seigneurs,

pour cause de voyage en thaïlande (ça change de la Hongrie :op), je serais malheureusement indisponible tout le mois de septembre et donc dans l'incapacité de participer à l'AG.

En mon absence, je donne mes voix à Athys en qui j'ai toute confiance (du moins en la matière). Si jamais le dit seigneur venait lui-même à se présenter, il est évident que je voterais pour l'autre candidat, quel qu'il soit.

Bonne AG,

TenRolf

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#8 15/09/2007 12:50:41

de Saint Aignan
Pair du Royaume
Blason de la Maison de Saint Aignan

Re : Prochaine AG

Bien, j'essaierai d'être digne de ta ... défiance !
;-)

Athys


Immoderati fugere

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